En matière de planification du personnel, de nombreuses organisations pensent encore à l'établissement d'un planning. Mais pour les entreprises qui travaillent par projet, sont actives sur plusieurs sites et emploient à la fois des salariés permanents, des intérimaires et des indépendants, la planification va bien au-delà. C'est un casse-tête quotidien qui combine disponibilité, législation et réglementation, coûts et incertitude.

La réalité de la planification du personnel dans le cadre de projets

Dans les environnements de projet, la demande est en constante évolution. Les projets commencent et se terminent, les lieux changent et les compétences requises varient d'une mission à l'autre. Parallèlement, les collaborateurs travaillent souvent sur plusieurs projets à différents endroits.

Cela conduit à :

• Pas d'horaires fixes

• Beaucoup de changements de dernière minute

• Déplacements continus du personnel

Les planificateurs sont donc souvent occupés à trouver des solutions ad hoc au lieu de pouvoir anticiper.

Plusieurs sites, différentes règles

Les organisations actives sur plusieurs sites sont confrontées à des contrats, des suppléments et des temps de repos différents. Ces différences peuvent même varier selon les employés ou le type de mission. Dans la pratique, nous constatons que :

• Les règles ne sont pas toujours appliquées de manière cohérente.

• Les erreurs ne deviennent visibles qu'après coup

• Le risque de problèmes augmente à mesure que l'organisation grandit.

Cela rend la planification non seulement complexe, mais aussi risquée.

La peau flexible : travailleurs intérimaires et indépendants

La flexibilité est essentielle pour de nombreuses organisations. Les travailleurs intérimaires et les indépendants permettent de s'adapter rapidement et de faire face aux pics d'activité. Mais ils sont également source d'incertitude supplémentaire.

Les défis courants sont les suivants :

• Informations insuffisantes ou tardives sur la disponibilité

• Annulations de dernière minute

• Beaucoup de contacts manuels par téléphone, SMS et coordination

En outre, d'autres accords et tarifs s'appliquent aux employés permanents, aux travailleurs intérimaires et aux travailleurs indépendants. Le choix des personnes que vous engagez a une influence directe sur les coûts et la marge.

Noyau fixe ou enveloppe flexible : une décision stratégique

L'équilibre entre les employés permanents et les travailleurs flexibles n'est pas un choix purement opérationnel, mais stratégique.
Quand faire appel au noyau permanent ? Quand faire appel à des travailleurs flexibles ? Quelles sont les implications en termes de coûts, de continuité et de qualité ?

Sans une bonne compréhension, ces choix sont souvent faits sur la base de l'intuition, alors que leur impact est considérable.

Gestion des pools : le maillon oublié

De nombreuses organisations travaillent avec un pool fixe (ou quasi fixe) de personnel flexible. Pourtant, elles manquent souvent d'informations sur :

• Qui est le plus fiable ?

• Qui est disponible fréquemment

• Qui devrait être prioritaire ?

• Whether the work is fairly distributed

Conséquence : des intérimaires mécontents, le départ des meilleurs éléments et une prévisibilité en baisse.

Pourquoi les logiciels de planification traditionnels ne suffisent pas

De nombreuses solutions existantes ont été développées pour :

• Horaires fixes

• Un seul site

• Un seul type d'employé

Dans des environnements complexes, cela conduit à :

• Beaucoup de travail manuel

• Solutions de contournement dans Excel

• Manque de visibilité

• Stress chez les planificateurs et inquiétude chez les collaborateurs

Ce qu'il faut, ce n'est pas un simple planning, mais un système de planification des capacités et des pools.

De la planification à la maîtrise des capacités

La planification moderne du personnel consiste à répondre à d'autres questions :

• Avons-nous suffisamment de personnes possédant les compétences requises ?

• Qui est disponible quand, et à quelles conditions ?

• Quel est l'impact d'un changement ?

• Quand faut-il faire appel à des travailleurs flexibles, et quand ne faut-il pas le faire ?

• Quel est le coût de ce plan ?

Les organisations qui ont bien organisé cela ne planifient pas de manière réactive, mais anticipent.

Conclusion

La planification du personnel au sein d'organisations fonctionnant par projets, avec un noyau fixe et une enveloppe flexible, est complexe, mais pas insoluble.
En maîtrisant la disponibilité, les règles, les pools et les coûts, vous gagnez en sérénité, en prévisibilité et en marge de manœuvre pour vous développer.

Non pas en planifiant davantage, mais en planifiant plus intelligemment.