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Temps de lecture
5 min
|
27.1.2022

Organisez votre propre festival : consultez la liste de contrôle ici.

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Les festivals, ils sont là pour rester ! La musique, la danse, le soleil et un ciel bleu clair, tout cela fait partie du jeu. Les billets se vendent comme des petits pains, mais comment cela fonctionne-t-il ? Vous souhaitez organiser vous-même un festival ?

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La liste de contrôle ultime pour l'organisation d'un festival

L'organisation d'un festival comporte de nombreux aspects, dont le plus important est bien sûr le contenu.

  1. Achèvement du scénario

Quel type d'événement ou de festival voulez-vous organiser ? Quel est l'objectif ? Qui est mon groupe cible ? Combien de personnes est-ce que je veux ? Quel type de décoration souhaitez-vous pour le festival ? S'agit-il d'un festival public gratuit ou les gens doivent-ils payer un billet ? Il est important de transformer les réponses à toutes ces questions en un plan concret. Qui, quoi et quand sont les éléments clés de votre plan. Avec ce plan, vous pouvez voir de quels intervenants extérieurs vous avez besoin pour tout organiser. Pensez à la restauration, aux animations, à la municipalité (pour les permis) et au personnel pour le jour même ! 

  1. Lieu et date

Maintenant, les questions les plus pratiques du festival après que vous ayez conçu le contenu. Où le festival aura-t-il lieu et à quelle date ? Il est important de tenir compte de la capacité et de la pollution sonore de l'emplacement. Un autre aspect important est de savoir s'il s'agira d'un événement en intérieur ou en extérieur. Il existe différents coûts associés au type d'événement. Pour un événement en extérieur, vous devez tenir compte de la météo, mais pour un événement en intérieur, vous devez tenir compte de l'emplacement et de la disponibilité. 


Lorsque vous êtes occupé à choisir une date pour le festival, il est important de vérifier la disponibilité auprès de la municipalité. Il est également important de prendre en compte ce qui doit être organisé à l'avance et si cela est possible dans le délai prévu. Pensez aussi aux jours fériés où les gens sont libres, mais où les fournisseurs sont peut-être fermés. 

  1. Budget

Vous savez maintenant quel type de festival vous organisez, à quelle date et où l'événement aura lieu. Vous pouvez maintenant commencer à travailler sur un budget. Combinez ce budget avec le plan établi et voyez quelles sont vos dépenses. Comment allez-vous financer ces dépenses ? Par exemple, combien de billets devez-vous vendre avant de couvrir les coûts ? Avez-vous besoin d'un parrainage pour au moins ne pas faire de perte ? Vous pouvez également penser à un parrainage pour la décoration de votre festival, par exemple des parasols avec leur logo. 

Il est important que vous demandiez un grand nombre de devis au départ et que vous les compariez bien. Cela vous garantira une marge bénéficiaire optimale et vous n'aurez pas à supporter de coûts inutiles. Sur la base des devis, vous pouvez faire une estimation des coûts et ainsi déterminer le prix des billets de votre festival ou le prix de la restauration. Il est important que vous fassiez une estimation de ce que seront les ventes un tel jour de fête. 

  1. Licences et assurances 

Mieux vaut être sûr que désolé ! Assurez-vous que vos permis sont en règle et que vous êtes assuré en cas de problème. Les festivals nécessitent souvent plusieurs autorisations : une licence de restauration, une licence d'événements ou une licence environnementale. Conseil : prenez rendez-vous avec la municipalité et commencez à l'heure ! La demande d'un permis prend un certain temps et vous ne le recevrez généralement qu'après un minimum de 8 semaines. Une fois que votre permis a été approuvé, vous devez encore organiser la promotion et votre personnel.

En plus de toutes les autorisations que tout est permis, vous voulez aussi que tout se passe en toute sécurité. Réfléchissez au type d'assurance dont vous avez besoin. L'assurance limite les risques liés à l'organisation de votre événement. L'assurance responsabilité civile de l'entreprise est l'un des types d'assurance les plus importants, car l'événement n'est pas couvert par votre propre assurance responsabilité civile. 


Rédigez des conditions générales ! Quelles sont les règles applicables avant, pendant et après votre festival ? Les gens seront-ils remboursés si le festival ne peut avoir lieu de manière inattendue ? 


  1. Personnel et promotion 

Dernier point, mais non le moindre : votre personnel et la promotion. Comment vous distinguez-vous des autres festivals et pourquoi les travailleurs flexibles veulent-ils participer à votre festival ? Organiser le personnel d'un festival peut s'avérer une tâche ardue. En général, vous n'avez pas de personnel et vous n'en avez besoin que pour une journée ou quelques jours. Allez-vous embaucher des gens alors ? Bien sûr que non !


Fleks a la solution idéale pour cela et peut vous servir de logiciel de gestion d'événements . Vous indiquez les postes à pourvoir et le nombre de personnes dont vous avez besoin et nous vous mettons en relation avec les agences de recrutement disposant du personnel adéquat. 


Vous pouvez également ajouter un flux de travail afin que vos employés soient bien préparés pour votre festival ! Avec le flux de travail, vous déterminez les étapes que vos employés doivent accomplir pendant leur service. Un flux de travail est toujours lié à une équipe. Cela signifie que vous pouvez créer différents flux de travail pour différents types d'équipes, comme un bar ou un service de restauration. Vous pouvez créer un nombre illimité de flux de travail. Vous êtes entièrement responsable ! Vous pouvez créer un quiz dans le workflow pour vérifier si les employés ont lu le briefing correctement. À la fin de leur service, ils peuvent remplir une évaluation, afin que vous sachiez ce qu'ils ont pensé du travail et ce qui pourrait être amélioré. Enfin, ils peuvent ensuite déclarer leurs frais de déplacement et leurs heures de travail afin que vous puissiez faire de la rémunération un jeu d'enfant !


Comme vous pouvez le lire ci-dessus, l'organisation de votre propre festival implique beaucoup de choses. Grâce à l'application de planification du personnel Fleks, vous n'aurez plus à vous soucier de votre personnel. Avec Fleks, vous gardez une vue d'ensemble en temps réel, même pendant votre festival ! 


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