Les festivals, on ne peut plus s'en passer ! Musique, danse, soleil et ciel bleu, tout y est. Les billets se vendent comme des petits pains, mais comment ça marche ? Organiser soi-même un festival ?

La checklist ultime pour organiser un festival

L'organisation implique de nombreux aspects. Le plus important pour l'organisation d'un festival est bien sûr son contenu.

1. Mise en œuvre du scénario

Quel type d'événement ou de festival souhaitez-vous organiser ? Quel est son objectif ? Quel est votre public cible ? Combien de personnes souhaitez-vous accueillir ? Quelle décoration souhaitez-vous pour le festival ? S'agit-il d'un festival public gratuit ou les participants doivent-ils acheter un billet ? Il est important de traduire les réponses à toutes ces questions en un plan concret. Qui, quoi et quand sont les éléments clés de votre scénario. Ce plan vous permettra de déterminer les parties externes dont vous aurez besoin pour organiser tout cela. Pensez notamment à la restauration, aux animations, à la commune (pour les autorisations) et au personnel pour le jour J ! 

2. Lieu et date

Maintenant que vous avez défini le contenu du festival, passons aux aspects pratiques. Où et quand le festival aura-t-il lieu ? Il est important de tenir compte de la capacité d'accueil et des nuisances sonores du lieu. Un autre aspect important est de savoir s'il s'agira d'un événement en intérieur ou en extérieur. En effet, le type d'événement a une incidence sur les coûts. Pour un événement en extérieur, vous devez par exemple tenir compte de la météo, tandis que pour un événement en intérieur, vous devez plutôt vous concentrer sur l'emplacement et la disponibilité du lieu. 

Lorsque vous fixez une date pour le festival, il est important de vérifier la disponibilité auprès de la commune. Il est également important de tenir compte de ce qui doit être organisé au préalable et de vérifier si cela est possible dans le délai prévu. Pensez notamment aux jours fériés, pendant lesquels les gens sont en congé, mais où les fournisseurs sont peut-être fermés. 

3. Budget

Vous savez désormais quel type de festival vous organisez, quand il aura lieu et où se déroulera l'événement. Vous pouvez maintenant vous atteler à l'élaboration d'un budget. Combinez ce budget avec le plan que vous avez établi et examinez vos dépenses. Comment allez-vous financer ces dépenses ? Combien de billets devez-vous vendre avant de couvrir les frais ? Avez-vous besoin de sponsors pour éviter de subir des pertes ? Vous pouvez également envisager un sponsoring pour la décoration de votre festival, par exemple des parasols arborant leur logo. 

Il est important de demander dès le début un grand nombre de devis et de bien les comparer. Vous garantissez ainsi une marge bénéficiaire optimale et évitez les frais inutiles. À partir des devis, vous pouvez estimer les coûts et déterminer ainsi le prix de vos billets pour le festival ou les tarifs à appliquer pour la restauration. Il est donc important d'estimer également le chiffre d'affaires que vous réaliserez lors d'une telle journée de festival. 

4. Permis et assurances 

Mieux vaut prévenir que guérir ! Assurez-vous que vos permis sont en règle et que vous êtes assuré en cas de problème. Pour les festivals, vous avez souvent besoin de plusieurs permis : un permis d'exploitation, un permis d'événement ou un permis environnemental. Conseil : prenez rendez-vous à la mairie et commencez à temps ! La demande d'autorisation prend beaucoup de temps et vous ne la recevrez généralement qu'après un délai minimum de 8 semaines. Une fois vos autorisations approuvées, vous devez encore vous occuper de la promotion et de votre personnel.

En plus de toutes les autorisations nécessaires, vous voulez bien sûr que tout se passe en toute sécurité. Réfléchissez donc à l'assurance dont vous avez besoin. Une assurance vous permet de limiter les risques liés à l'organisation de votre événement. Une assurance responsabilité civile professionnelle est l'une des plus importantes, car l'événement n'est pas couvert par votre propre assurance responsabilité civile. 

Rédigez des conditions générales ! Quelles sont les règles applicables avant, pendant et après votre festival ? Les participants seront-ils remboursés si, contre toute attente, le festival ne peut avoir lieu ? 

5. Personnel et promotion 

Dernier point, mais non des moindres : votre personnel et la promotion. Comment vous démarquez-vous des autres festivals et pourquoi les travailleurs flexibles veulent-ils travailler à votre festival ? L'organisation du personnel lors d'un festival peut être une tâche ardue. La plupart du temps, vous ne disposez pas de personnel et vous n'en avez besoin que pour un jour ou quelques jours. Allez-vous embaucher du personnel ? Bien sûr que non !

Fleks a la solution idéale pour cela et peut servir de logiciel de gestion d'événements . Vous saisissez les services à pourvoir avec le nombre de personnes dont vous avez besoin et nous vous mettons en relation avec des agences d'intérim disposant du personnel adéquat. 

En outre, vous pouvez ajouter un flux de travail afin que le personnel soit bien préparé pour votre propre festival ! Le flux de travail vous permet de déterminer les étapes que vos employés doivent accomplir pendant leur service. Un flux de travail est toujours lié à un service. Cela signifie que vous pouvez créer différents flux de travail pour différents types de services, tels que le service de bar ou le service de restauration. Vous pouvez créer un nombre illimité de flux de travail. Vous êtes aux commandes ! Vous pouvez créer un quiz dans le flux de travail pour vérifier si les employés ont bien lu le briefing. À la fin de leur service, ils peuvent remplir une évaluation afin que vous sachiez ce qu'ils ont pensé du travail et ce qui peut être amélioré. Enfin, ils peuvent déclarer leurs frais de déplacement et leurs heures de travail, ce qui vous facilite grandement la tâche pour les rémunérer !

Comme vous pouvez le lire ci-dessus, l'organisation de votre propre festival demande beaucoup de travail. Grâce à l'application de planification du personnel Fleks, vous n'avez en tout cas pas à vous soucier de votre personnel. Avec Fleks, vous gardez une vue d'ensemble en temps réel, même pendant votre festival ! 

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