La planification d'un pool flexible peut s'avérer extrêmement complexe. Vous dépendez de la disponibilité des collaborateurs, des clients qui exigent des qualités spécifiques de la part des collaborateurs ou de certains matériaux. Cela peut varier d'un pool flexible dans le secteur des soins à un pool flexible dans le secteur public. Fleks répertorie pour vous les principaux défis, car c'est en ajustant et en mesurant que l'on perd le plus de temps.

1. Not prepared for last-minute changes

Pour les agences de placement et les agences d'intérim, la planification comporte souvent de nombreux aspects différents. Cela signifie que des changements de dernière minute peuvent souvent survenir. Pensez à un employé qui tombe malade de manière inattendue ou qui ne se présente tout simplement pas au travail, ou à un client important qui a une commande de dernière minute qui doit absolument être honorée. Dans le pire des cas, tout cela peut arriver en même temps. En tant que responsable de pool, vous devez alors trouver une solution et passer des coups de fil. Cela prend énormément de temps ! 

Quelle est la solution ? Le logiciel de planification Fleks offre différentes possibilités pour remédier à ces changements de dernière minute. Vous pouvez utiliser notre fonctionnalité « Partager les services » lorsque vous vous connectez à une autre agence. Vous pouvez alors optimiser ensemble votre planning, grâce à un pool de flexibilité illimité. Votre connexion dispose peut-être encore de collaborateurs disponibles dans son pool de flexibilité. De plus, vous pouvez envoyer des notifications push dans l'application pour signaler les services disponibles. Ainsi, si vous avez une annulation de dernière minute, votre pool flexible en est immédiatement informé. Cela vous fait gagner énormément de temps en tant que gestionnaire de pool et évite au pool flexible de recevoir inutilement de nombreux appels téléphoniques concernant les changements. 

2. Mauvaise communication

Remplir un planning flexible est extrêmement compliqué. Il faut tenir compte de toutes les demandes et de toutes les personnes. Les employés se demandent pourquoi ils ont été affectés à un poste ou pourquoi ils ont été affectés très tard à un service particulier. Il se peut qu'ils arrivent sur leur lieu de travail sans être préparés à ce qui les attend. Tout cela peut créer des tensions entre le responsable du pool et le pool flexible.

Comment résoudre ce problème ? Restez en contact avec vos employés ! Fleks dispose d'un module de communication qui vous permet d'envoyer facilement des notifications push et des messages personnalisés. Vous pouvez ainsi tenir votre pool de flexibles informé des dernières évolutions de leur service et leur permettre de commencer leur travail avec satisfaction.

Cela ne suffit pas ? Vous pouvez télécharger chez nous des vidéos contenant des explications et des instructions sur les tâches qu'ils devront accomplir sur place. Vous pouvez ensuite leur faire passer un quiz amusant pour vérifier s'ils sont vraiment prêts ! De cette façon, vous êtes transparent envers vos employés sur ce qui est attendu d'eux pendant cette journée de travail et ils savent exactement à quoi s'attendre.

3. Pas de participation du pool flexible

De nos jours, la satisfaction des employés est une nécessité absolue et l'un des facteurs les plus importants pour la réussite d'une entreprise. Il semble même que des employés satisfaits travaillent plus dur, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction des clients ! Mais la question importante reste : comment faire en sorte que votre pool de flexibles soit satisfait et comment le maintenir satisfait ?

Les collaborateurs flexibles trouvent important d'être entendus. S'ils n'ont pas apprécié leur mission ou s'ils ont rencontré des problèmes, ils souhaitent en faire part. Au sein de Fleks, vous pouvez demander à vos collaborateurs flexibles de remplir une évaluation de leur mission. Vous recevez ainsi un retour d'information sur le projet, mais aussi sur le donneur d'ordre pour lequel ils ont travaillé, qui sera peut-être un nouveau client. Tout le monde y gagne ! Vous donnez à vos collaborateurs flexibles le sentiment d'être écoutés et vous pouvez mieux tenir compte de leurs souhaits lors de la prochaine planification.